Abonnementer og adgange
Ingen kan svare på, hvor mange softwareabonnementer I har, eller hvem der har adgang til dem.
Interim konsulent
Hvem styrer jeres IT, partnere og administration?
Det løser jeg.
Skal I skifte ERP, webshop eller et andet system, står jeg for skiftet og holder det hele kørende bagefter. Og jeg bygger værktøjer, der fjerner det manuelle arbejde.
For virksomheder uden IT-afdeling.
Kort film om opgaverne. Demo med opdigtede data.
Genkender I det her?
Direktøren køber systemerne.
Bogholderen lever med dem.
IT-partneren bygger videre på dem.
Og ingen har det samlede billede.
IT-partnerne
IT-partneren har en projektleder. Det har I ikke. Webshopbureauet og ERP-partneren har hver sin ende af opgaven, og ingen samler trådene.
Manuelt arbejde
Priser rettes i regneark, og varedata tastes ind én for én. Prislisterne kommer i hvert sit format, og ingen kan se, hvad fragten koster på den enkelte vare.
Viden
Viden om arbejdsgangene sidder i én persons hoved. Der er ingen dokumentation, så når personen stopper, står de andre uden svar.
Det løser jeg: tre situationer
Når I skal skifte eller udvide systemer
Jeres konsulent ved systemskift
- Kravspecifikation, så IT-partnerne byder på det samme
- Valg af IT-partner sammen med jer
- Styring af projektet frem til drift
- Stamdata fra regneark og lister over i de nye systemer
- SharePoint med en mappestruktur, der giver mening
Når det administrative tager for meget tid
Værktøjer, der fjerner det manuelle arbejde
- Dokumentation af arbejdsgange
- Tal fra ERP'et, som ledelsen faktisk kigger på
- Små værktøjer til fx prisberegning og analyser
Mennesket beslutter, og værktøjet regner.
Når I mangler en medarbejder
Jeres interim-løsning, uden at ansætte på fuld tid
Mangler I en, der kan styre IT-systemerne og IT-partnerne, men ikke på fuld tid? Jeg træder ind og løser opgaverne:
- Stamdata i ERP-systemet
- Indhold i webshoppen
- Fast kontakt til IT-partnerne
- Adgange og fornyelser
- Orden i filer og mapper
Værktøj
Værktøjer, teamet kan dele
Jeg bygger værktøjer, som medarbejderne selv kan bruge bagefter:
- Prisværktøj: priser med fragt og konkurrenter regnet med.
- Opdatering af stamdata: USP'er, leveringstid og andre varedata opdateres samlet.
- Berigelse af webshop: produkttekster, meta-tekster og søgeord, som AI skriver, og et menneske godkender før import.
Værktøj
Dokumentation af arbejdsgange
UdgangspunktIngen havde styr på, hvordan systemerne blev brugt, og der var slet ingen dokumentation. Viden om arbejdsgangene sad i én persons hoved.
LøsningenEn to-timers mødeoptagelse bliver til referat, actionliste og en færdig trinvis guide med skærmbilleder samme dag.
Referencer
Tre opgaver fra ErgoLift ApS, en handelsvirksomhed med ti ansatte og ingen IT-afdeling.
Opgaven
Skifte af ERP-partner uden driftsstop
- 1Udgangspunkt
- Samarbejdet med den tidligere ERP-partner fungerede ikke, og kommunikationen var svær. Der var flere åbne opgaver og en udvidelse, som blev brugt hver dag, men som ingen vidste, hvordan var bygget op.
- 2Udfordringen
- Skiftet skulle ske uden driftsstop, og den nye partner skulle have det fulde billede.
- 3Løsningen
- Jeg gennemgik alle åbne opgaver og udvidelsen med den tidligere partner, så det var klart, hvad der virkede, og hvad der ikke gjorde. Den nye partner fik det hele samlet og en fast måde at samarbejde på fra første dag.
- 4Udbytte
- Ingen driftsstop. Ingen tabt viden. Alle kritiske fejl i udvidelsen er rettet.
Navne er fjernet.
Opgaven
Prisværktøj: priser med fragt og konkurrenter
- 1Udgangspunkt
- Priserne var ikke opdateret i 1-1½ år, efter at den ansvarlige medarbejder var stoppet. Prislisterne kom i hvert sit format, og ingen kunne se, hvad fragten kostede på den enkelte vare.
- 2Udfordringen
- Udsalgsprisen skulle beregnes ud fra leverandørernes prislister, med fragten og konkurrenternes priser regnet med.
- 3Løsningen
- Jeg byggede et værktøj, der læser prislisterne, kobler varenumrene og viser dækningsbidraget med og uden fragt. Det holder også øje med konkurrenterne, og intet ændres uden godkendelse.
- 4Udbytte
- Fuldt overblik over prissætningen: med få klik ses avancen pr. kategori, med og uden fragt. Det første tjek afslørede også en konkurrent, der havde sat prisen ned, uden at nogen opdagede det.
Demo med opdigtede tal.
Opgaven
Overblik over IT-systemer og fornyelser
- 1Udgangspunkt
- Ingen kunne svare på, hvor mange softwareabonnementer virksomheden havde. De lå spredt på kreditkortudtog, mails og gamle aftaler, og flere var sat op af folk, der ikke længere var i huset.
- 2Udfordringen
- Alle systemer skulle samles ét sted, og der skulle ryddes op.
- 3Løsningen
- Jeg samlede alle systemer i ét register med ejer, pris, kontrakt og adgange og fulgte op på hvert fund, til der var ryddet op. Bagefter kan en medarbejder selv holde registeret ved lige.
- 4Udbytte
- Ingen ukendte brugere. Ingen betaling for det, der ikke bruges. Overblik over fornyelser, og alt samlet ét sted for første gang.
Demo med opdigtede data.
Altid på kundens side
Mød John Heinemann
Jeg kommer ikke fra IT. Jeg har ledet salg og forretninger siden 1998: Canons distributionsforretning i Norden og Baltikum, Philips Consumer Lifestyle i Danmark og Print Solutions hos Egiss. Alle steder med P&L-ansvar og teams på op til tyve mennesker. Derfor griber jeg systemerne fra ledelsens side: hvad koster de, hvem hænger på dem, og hvad skal de levere til den, der driver forretningen.
Senest har jeg været direktør i ErgoLift ApS, en handelsvirksomhed uden IT-afdeling, hvor jeg tog ansvaret for systemerne: ERP, webshop, softwareabonnementerne og IT-partnerne bag dem. Ikke som rådgiver på afstand, men som den, der lavede arbejdet.
Jeg bruger AI i selve arbejdet, ikke som et projekt ved siden af. En to-timers mødeoptagelse bliver til referat, actionliste og færdig guide samme dag. Derfor kan én person levere det, der plejer at kræve et hold.
- Canon
- Philips
- Egiss
- ErgoLift ApS
- Heinemann Consulting
Uddannelse: Artificial Intelligence, Application and Practice, Erhvervsakademi København, 2026
John HeinemannHeinemann Consulting